„Buchhaltung mache ich selbst, das kostet ja nichts." — Dieser Satz ist der teuerste Irrtum im Kleingewerbe. Denn Selbermachen kostet sehr wohl: Zeit, Nerven und oft auch echtes Geld durch Fehler. Rechnen wir ehrlich nach.
Was kostet Selbermachen wirklich?
Die meisten Inhaber kleiner Betriebe verbringen 4 bis 8 Stunden pro Monat mit Belegen, Kasse und Abstimmung — verteilt auf Abende und Wochenenden, wenn die Konzentration am schlechtesten ist. Setzen Sie dafür Ihren eigenen Stundensatz an: Bei 60 € sind das 240 bis 480 € pro Monat an Opportunitätskosten. Zeit, in der Sie Kunden bedienen, Angebote schreiben oder schlicht frei haben könnten.
Dazu kommen die stillen Kosten: verpasste Skonti, doppelt bezahlte Rechnungen, vergessene Forderungen, Fehler die der Steuerberater am Jahresende teuer korrigieren muss — Kanzleien rechnen das Aufräumen unsortierter Unterlagen nach Aufwand ab, und das summiert sich schnell auf mehrere hundert Euro.
Was kostet Auslagern?
Seriöse Anbieter kalkulieren nach Belegvolumen: Ein kleines Studio mit 40 Belegen im Monat zahlt deutlich weniger als ein Restaurant mit 400. Für typische Kleinbetriebe bewegen sich vorbereitende Pakete für vorbereitende Buchhaltung grob im Bereich von einem niedrigen bis mittleren dreistelligen Betrag pro Monat — bei Zentra mit einem individuell kalkulierten Angebot. Die genaue Zahl hängt von Ihrem Betrieb ab; deshalb gibt es das konkrete Angebot bei uns in der kostenlosen Erstberatung, nicht als pauschalen Fantasiepreis auf der Website.
Die einfache Vergleichsrechnung
Stellen Sie drei Zahlen nebeneinander:
- Ihre Stunden × Ihr Stundensatz — was Sie das Selbermachen monatlich kostet
- Fehler- und Aufräumkosten — realistisch geschätzt aufs Jahr, durch 12 geteilt
- Das individuelle Angebot — transparent nach Leistungsumfang und tatsächlichem Aufwand kalkuliert
Bei den meisten Betrieben ab etwa 50 Belegen im Monat kippt die Rechnung klar Richtung Auslagern — nicht, weil der Dienstleister billig wäre, sondern weil die eigene Zeit wertvoller ist als gedacht.
Wann lohnt sich Auslagern (noch) nicht?
Ehrlichkeit gehört dazu: Wer nebenberuflich gründet, eine Handvoll Belege im Monat hat und Freude an Zahlen mitbringt, fährt mit Selbermachen zunächst gut. Spätestens wenn der Betrieb wächst, Personal dazukommt oder die Abende regelmäßig für Belege draufgehen, ist der richtige Zeitpunkt gekommen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- Transparente Kalkulation statt unklarer Pauschalen — Leistungsumfang und Preis sollten vor Start eindeutig vereinbart sein
- Digitaler Ablauf — Belege per Foto, keine Ordner-Schlepperei
- Saubere Abgrenzung — laufende Buchführung beim Dienstleister, Abschluss und Steuern beim Steuerberater (so sieht es § 6 StBerG vor)
- Kündbarkeit — monatlich kündbar ist ein Zeichen von Selbstvertrauen des Anbieters
Fazit
Buchhaltung selbst zu machen ist nicht gratis — es ist nur eine Rechnung, die man sich selbst nie stellt. Wer sie einmal ehrlich aufmacht, entscheidet sich meist fürs Auslagern. Wie das bei Zentra konkret aussieht, zeigen die Pakete im Überblick; das individuelle Angebot für Ihren Betrieb erhalten Sie in der kostenlosen Erstberatung.